“Alignment is the essence of management.” Fred Smith, FEDEX


une-image

Uno de los principales obstáculos para obtener eficiencia como organización, es combinar los esfuerzos de todos los equipos. Es decir obtener un alineamiento funcional de la empresa. Cuando la empresa se mueve como un solo ser, todo ocurre de forma más fluida, con menos esfuerzos. Las posibilidades de reacción frente al mercado son más rápidas y por consecuente, las posibilidades de sobrevivencia son más altas.

No es sin embargo fácil alcanzar este estado. Requiere de trabajo y liderazgo.


La idiosincrasia de los equipos

Uno de los mayores factores apuntados para responsabilizar la falta de cooperación entre un equipo y otro es el efecto “silo” que ocurre en equipos. Es decir no querer compartir información con otros departamentos.

Esta ausencia de voluntad se puede dar por diferentes razones (desconfianza, falta de liderazgo, compromiso, etc.) pero una causa más natural es que las empresas, para ser competitivas, tienden a agrupar a las personas con características similares: formación académica, función, etc. En tal caso, los silos son derivados de una estructura que busca ser organizada.

En pro de la competitividad, los efectos colaterales pueden ser dañinos: atraso en la toma de decisión, prioridades erróneas, en fin, una reducción en las capacidades generales de la estructura. Desgraciadamente es además un síntoma difícil de diagnosticar, y cuando se ha detectado, difícil de corregir.

De acuerdo a un estudio de PWC (Dealing with market disruption, Giacoman and Ribeiro, 2016) solo un 36% de las empresas entrevistadas intentan fomentar una colaboración cross-funcional. Sin embargo, el 61% de estas mismas empresas cree que la colaboración entre departamentos es clave para alcanzar sus objetivos estratégicos.


Work-Out

Jack Welch, quién fue CEO de GE fue uno de los que, intentó eliminar estas fronteras culturales. Logró reducir la falta de comunicación entre equipos, creando sesiones de “Work-Out”, es decir reuniones de colaboración y toma de decisiones. Es una metodología que se prepara con tiempo y una vez pasada la sesión, requiere un seguimiento riguroso para que su implementación sea exitosa. El problema es cuando los equipos no están geográficamente juntos. Una vez en sus círculos de confianza, alejados de los otros equipos, puede volver cada grupo a su idiosincrasia propia, la cual establece prioridades que favorecen al clan y no a la organización.


La Agilidad

Un recurso posible es la búsqueda de la agilidad. Es un término de moda hoy (como “Lean”, “Scrum”, “Waterfall”, etc.) en donde se favorecen las interacciones entre individuos por sobre los procesos y las herramientas. Dentro de esta filosofía ágil, emerge la noción de equipos multi-funcionales. Están compuestos por empleados de diferentes profesiones pero complementarios. Es decir, agrupados, pueden solucionar un problema sin tener que recorrer toda la cadena de valor de la empresa. Y se mide su efectividad, en esos términos.

Lo ágil no se limita a los equipos multi-funcionales. Tiene otros principios interesantes como la visualización, la eliminación de los desperdicios, la entrega rápida, la reiteración con el mercado, etc. Es mas difícil de aplicar en organizaciones en donde las funciones no son técnicas y por lo tanto se aplica mucho en equipos de desarrollo de software. También en equipos IT en donde las tecnicidades permitan delimitar más fácilmente las habilidades de cada uno. Está sin embargo comenzando su expansión a otras industrias. En la mayoría de los casos, su aplicación viene acompañada de un software especializado pués entrega un marco al cual ateñirse.


La cadena de valor une-image

Una última solución, más académica, salida directamente de los libros de Porter es el enfocarse en la cadena de valor. Un estudio de Supply Chain Insight afirma que las empresas que cumplen con los tres puntos de aquí abajo, mejoran su alineamiento funcional:

• Tener una estrategia definida en base a la cadena de valor. • Focalizar la mayor atención en los procesos operativos y comerciales. • Crear un equipo especializado en “Cadena de valor”.


En que ayuda Kantask?

Tres ventajas de Kantask son relevantes a este propósito de alineamiento:

  1. Multifuncional
  2. La visibilidad
  3. La flexibilidad

Por un lado, Kantask permite la colaboración entre diferentes tipos de equipos, desde los más técnicos hasta los más creativos creando una interfaz comunitaria que se maneja en base a códigos de comunicación compartidos. Por otro lado, las funcionalidades de privacidad permiten conservar la identidad de cada grupo.

Mantener a todos estos equipos conectados mediante una información siempre visible es de cierto modo reflejar la cadena de valor de una organización. Es, pensamos, el gran desafío de todas las organizaciones: un alineamiento funcional posible, a pesar de la diversidad.

Finalmente, permite una jerarquía de procesos. Una empresa puede por ejemplo elegir un proceso que arrastre a los otros. El proceso comercial, es decir de venta, focalizado en la satisfacción de los clientes puede ser el primero. De la realización de este ciclo dependen el de producción, el de finanzas y el de los otros productos.