Trabajo remoto y productividad
El teletrabajo no es siempre una elección: Es hoy en día de más en más utilizado para reducir costos de arriendos, contratar talentos ubicados en otras regiones del mundo o para incorporar en nuestros procesos, personas que por una razón u otra no pueden estar en nuestras oficinas. A final de cuenta, para competir.
Es sin embargo difícil demostrar las virtudes del teletrabajo en una empresa.
Equipos virtuales productivos
A pesar de existir un sinnúmero de herramientas que facilitan la comunicación, ellas no reemplazan la presencia, la proximidad.
Y desde un punto de vista monetario, esta ausencia no ayuda a demostrar que uno está realmente trabajando, produciendo, rentabilizando-nos. No, no estoy jugando con el gato. Tampoco regando las plantas…
Figura 1: Que hacer en casa
Figura 2: Que hacer afuera
Y sin embargo, muchas personas, trabajan más y mejor, desde casa.
Que hace la diferencia entre un equipo virtual productivo y otro que no lo es?
1. Todo junto
Keith Ferazzi en un articulo del 2014 publicado en el Harvard Business Review (Getting virtual teams right, Ferazzi, 2014), apuesta por una mezcla de ingredientes: los empleados apropiados, el jefe correcto, la tecnología adecuada y finalmente, necesitadas reuniones presenciales. El problema es que ya es un reto poder reunir a todos estos elementos. No solo se necesita de un buen presupuesto sino que también, el haber elegido a las personas correctas.
2. Costumbres
Otro artículo de esta misma revista escrito, esta vez, por Michael D. Watkin en 2013 (Making virtual teams work, Watkins, 2013) se centra más bien en las costumbres comunicativas que debieran desarrollarse dentro de un equipo virtual:
- Tareas y procesos claros,
- Protocolo de comunicación no solo en cuanto a la frecuencia sino a los códigos de comunicación que se deben compartir.
- Y finalmente, el establecimiento de objetivos medibles.
Es también la forma de pensar que tiene Hassan Osman en su libro “Influencing virtual teams” (Influencing Virtual Teams: 17 Tactics, Osman, 2014). Un libro más táctico que teórico con una lista de recomendaciones respecto a costumbres esenciales a la hora de gestionar un equipo virtual: Asignar responsabilidades, establecer metas y fechas de término, comprometer a las personas…
En Kantask compartimos esta forma de pensar. Y es con ese enfoque que estuvo pensada la herramienta. La principal funcionalidad de Kantask es ofrecer un medio de comunicación que contenga los códigos esenciales a la comunicación dentro de un equipo: prioridad, roles, responsabilidad, cumplimiento de metas, etc.
Tres otros aspectos que nos parecen esenciales son los siguientes:
- La visibilidad: Solo a partir del momento que la información es visible, se cuantifica la información disponible. Recién se cualifica lo compartido y se puede comenzar a hablar de “colaboración”.
- La identidad: no todos las personas o los equipos tienen la misma idiosincrasia y muchas veces, un equipo de programadores lleno de “nerds” no quiere mezclarse con un equipo de ventas. Es por lo tanto importante que la herramienta que sirva a unir la cadena de valor de la empresa, logre conservar la identidad y privacidad de cada equipo.
- El progreso: Estar en movimiento es el estado que reúnen los equipos de acuerdo al ritmo que establecen entre sus miembros. Ver, conocer y reconocer los flujos propios a un equipo son tres pasos más hacia la harmonía del grupo.